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企業真的知道什麼是營業秘密嗎?

思考一下,員工或許因為挖角或其他因素而想跳槽,此時,很有可能為了要能夠找到新的工作、或尋求更高的待遇,而拿走他這段工作時間所累積的心血結晶。如果,這些所謂的「心血結晶」,恰巧是企業生存所繫的命脈(如關鍵技術等)呢?那麼,企業除可能因此失去競爭優勢外,更常見的是,企業可能因此一蹶不振。

再想像一下以下場景:員工可以隨意使用私人隨身碟下載各部門資料,公務電子郵件寄送並無任何容量與對象之限制、各部門資料均可隨時列印帶走、研發部門之實體紙本資料隨意擺放在桌上、研發部門員工可以隨意使用照相功能手機、機台維修廠商到公司維修時並未受到區域與時間管制等。這些場景,是否常見?其實,這些都是常見之員工竊取營業秘密的手法。

在與許多企業客戶聊到營業秘密時,常常很訝異的是,有些客戶認為公司內部「所有」資料都是營業秘密,有些則是對於什麼是營業秘密一知半解,在這樣對營業秘密認識不足之情形下,前面提及的場景發生,似乎不足為奇。或許仍有企業不以為意。

業者可以嘗試從兩個角度思考是否建立營業秘密保護制度:第一、風險預防;第二、業務提升之可能。就風險預防來看,法務部調查局曾統計,自營業秘密法於民國102年增訂刑事責任後,企業提告並自行估算之平均損失為新臺幣20億元,而在曾參與某些案件的經驗中,常常感受到的是客戶在案發後對於制度未能建立的懊悔,以及對於重大損害已發生的無力感。另外,何謂「業務提升之可能」,有越來越多跨國企業或國內之大型企業,在選擇合作夥伴時,均以對方是否有建立合適之營業秘密保護制度作為考量因素,可以想像的是,譬如企業選擇的合作夥伴內部控制制度並不健全,該合作夥伴之員工可以不費吹灰之力,就能把該企業辛辛苦苦研發出來的產品資料洩漏給他人,那麼,若您為該企業之管理階層,會選擇該合作夥伴嗎?答案應可想而知。

那麼,接下來的問題就是,企業有意願進行營業秘密保護制度之建立,該如何做?對此,首要之務在於,好好「瞭解」、「盤點」企業內部所有可用於生產、銷售、經營之資訊。要說明的是,在這個階段,可能需要由企業之管理階層、法務主管、人資主管、資訊安全主管等,並協同專業之律師團隊,先行討論與草擬保護政策,同時,很重要的是,盡量讓企業內「所有」部門也能隨後一同參與討論,這樣的好處是,除了避免掛一漏萬外,更能瞭解各部門對於新制度建立的想法與難處,進而求得公司營運效率與風險預防間之平衡。畢竟,總不能為了一味地追求制度之建立,反倒大大影響了企業日常之營運效率。

其次,就企業界定出之營業秘密進行分類與分級,並就不同類別、級別之資訊,設計不同程度之實體與電子檔案之保護措施。除此之外,對於能夠接觸最重要之營業秘密之部門員工管制上,亦可思考就以下三個時間點進行人資制度上之設計,簡單的概念是,分別設計「到職時」之保密契約或條款等措施;「在職時」員工營業秘密保護意識之訓練與考核;「離職時」員工聲明書或切結書之設計等措施。最後,要能有定期之追蹤與回饋機制,以使此等營業秘密制度能夠更貼切於該企業之營運模式與內部文化。

馬克吐溫曾經說過:「The secret of getting ahead is getting started」,企業或許仍在猶豫是否建立與實施營業秘密制度,但如上所述,建立此等制度除可事前預防風險外,更能有極大之業務提升可能性。而最重要的是,企業應能自我期許藉由此等制度之建立,成為同業間之領先者與公司治理前瞻者。 (黃國銘)

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