企業如何訂定應對計畫,對抗大規模流行病的挑戰

當大規模傳染的流行病蔓延時,處理員工的擔憂和疑問是最耗時的活動之一。圖為陸企在作好防疫前提下復工生產。圖/新華社
當大規模傳染的流行病蔓延時,處理員工的擔憂和疑問是最耗時的活動之一。圖為陸企在作好防疫前提下復工生產。圖/新華社

文/李貴權 Gartner研究副總裁

與網路攻擊或自然災害不同,大規模傳染的流行病可能影響全球企業的營運狀況長達數個月,直接威脅企業的勞動力。不論是近期的新型冠狀病毒肺炎,或者SARS、中東呼吸症候群冠狀病毒感染症、H1N1等,不間斷地提醒企業應制定應對計畫,對抗大規模流行病的挑戰。以下分享兩點原則和幾項重要的基礎知識,助力企業面對此挑戰。

原則一、以員工為優先。2003年SARS蔓延四大洲,10家企業中就有7家的管理階層向我們表示,處理員工的擔憂和疑問是最耗時的活動之一。且若員工擔心工作時可能暴露在疾病中,不僅士氣會受打擊,甚至可能向企業起訴,而大眾也會對企業產生負面印象。

原則二、提升企業整體能力。不論新型冠狀病毒肺炎何時會受到控制,企業都可藉此機會檢視在流行病延燒期間,哪些業務無法如期開展,記錄下應對方式以及在執行後證明有誤的假設,做為未來參考。

認知上述兩個原則後,企業便可專注制定流行病應對計畫。

一、評估風險、訂立標準,實施流行病防範和應對計畫企業應即早將內部分析結果告知流行病學專家,以便預先建立流行病風險模型;同時留意世界衛生組織以及受疫情影響地區的政府衛生機關所公佈的資訊。接著將蒐集到的資訊納入疫情影響分析,訂定計畫執行的關鍵觸發因素;若超過流行病臨界值,則應啟動應對計畫。

二、確立維持企業營運的關鍵職務

流行病將直接打擊企業最寶貴的資產——員工,所以若疫情預計持續數個月,企業應做好準備因應員工可能缺勤的情況。在分析疫情影響時,應與人力資源和業務部門合作,透過以下步驟確立哪些職務是維持企業營運的關鍵。

首先,針對每個業務部門或區域,找出具有以下特色的職務:(1) 與該區域的重點業務直接相關 (2) 與該地點的關鍵產品直接相關 (3) 需盡可能長期維持承包商和客戶關係 (4) 若疫情爆發,工作強度可能大增,或者會被臨時建立或大幅增加。

其次,再將每個職務內容依重要程度分入「必要執行」,也就是在任何情況下都必須完成職責,以及「短期暫停」與「長期暫停」三個類別中。

評估協力廠商的流行病防範和應對計畫

新型冠狀病毒肺炎迫使中國工廠延後開工,已經為供應鏈帶來不少壓力。企業可透過審查協力廠商的防範和應對計畫,來檢視自家公司將受到的影響,並在全球性流行病襲擊企業業務網絡時,提高與供應商相關的防範能力。

另外,建議按風險級別細分協力廠商,包括與流行病相關的具體準則(例如與流行病源的地理位置鄰近程度)以及其他較常見的因素(例如合約價值、提供的服務類型等)。讓最關鍵的協力廠商知道,您的團隊願意且能夠協助測試他們的應對計畫,在需要時加入改進行列。

我們也建議從訊息和溝通、人力資源與福利、營運、外部溝通,以及若官方宣布受流行病影響後所要考量的問題等多個面向進行分析,確保企業做好了準備。

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