五大面向 消弭採購舞弊

華碩不怕家醜外揚勇於揭弊,應予高度肯定。圖/美聯社

據報導,華碩在內部稽核程序中,發現同仁行為異常及不合常規交易安排,疑向廠商收取回扣,在去年3月主動向刑事局報案,經過一年多蒐證調查,檢調於5月19日到華碩搜索,並將張姓經理及員工依詐欺、背信等罪嫌移送法辦。

近年台灣的採購弊案層出不窮,例如南港輪胎資材部協理向廠商收取回扣;鴻海資深副總利用簽核採購單索賄;還有台塑集團的多家上市公司及總管理處共25名高層集體收賄等;政府單位及公營事業也屢見不鮮。檢視收賄弊案都有共通點,那就是:供應商扮演了很重要的角色,是行賄的重要幫兇。在多數的採購舞弊中,都是由供應商和企業內部的採購或驗收人員達成一定程度的共謀與利益交換。

當我們從媒體看到許多舞弊案件爆發時,會覺得事態嚴重。不過,媒體所揭露的案件可能只是冰山的一角,還有許多未被發現的弊案,或是組織為息事寧人,默許涉案員工吐出贓款後自動辭職私了。

全球舞弊稽核師協會(ACFE)在今年四月發布的2020全球舞弊調查報告也得到相同結論:舞弊案件移送執法機關占59%,其他四成案件私了的原因包括:認為內部懲戒已經足夠(46%),擔心組織聲譽受損(32%),以及事後和解(27%)。

從過去個案的經驗顯示,在「採購」環節中發生的舞弊和貪腐不僅難以偵測,有時也難以證實或成功起訴,但這樣的弊案卻可能重傷政府及企業聲譽及財務。有些弊案發生之後,甚至很久都未被發現,卻慢慢吞噬經營的成果。

為何採購舞弊如此難以偵測、又難以釐清呢?主要原因是:採購舞弊類型與手段多變、採購舞弊的參與人員既多且廣、及採購舞弊好發於各環節。除了收取回扣外,常見的採購舞弊還有虛設供應商、虛假交易、浮報或虛報採購品項、洩漏底價、圍標、綁標、拆單避開核決關卡,以及私設帳外帳等。

如何才能夠做好控制與預防採購舞弊呢?首先,組織應樹立廉能的文化。管理階層應建立誠信經營的組織文化和價值觀,不應容許賄賂風氣存在。應制定具體的行為守則與道德政策,並讓內部員工及外部合作夥伴都充分瞭解,再配合懲戒機制落實執行。近年來,隨著公司治理評鑑的要求,不少上市櫃公司都訂定「誠信經營守則」及「道德行為準則」等,但是落實情況參差不齊,建議董事會應請專責單位定期報告。

其次,應強化內部控制並落實內部稽核。依照前述ACFE調查報告,採購部門可能產生貪污舞弊(含賄賂、非法贈品、利益勒索、利益衝突)的風險最高。組織應分析採購可能發生的弊端,從人員、流程及技術三個面向進行修訂制度並加強控管。例如,針對獨家、緊急且有指定規格的採購案,要經由技術審查小組去檢視該規格及需求的合理性。並要持續落實內部稽核,才能確保內部控制能有效運作。

第三,制度靠人在執行,僱用適任的員工並定期輪調。透過嚴謹程序遴聘適任員工,嚴格執行職能分工,別讓單一或少數個人操控特定的業務流程。針對採購案件,可以透過電腦隨機分配給不同的採購人員,再藉由定期輪調讓每個人都能接觸不同的職務。

第四,執行數據及資料分析和舞弊風險監控平台。透過數據及資料,針對採購進行分析,包括供應商背景資料及交易數據,例如,同類原材料歷年採購價格分析。建置持續性的採購舞弊風險監控平台,定期執行資料分析,以便提早發出採購舞弊預警訊。

最後,建置獨立舉報管道是揭弊的最佳武器。這次華碩公司內部稽核先發現異常,但依據ACFE的調查報告,舞弊由內部稽核發現僅占15%,大部分是來自檢舉,占43%。組織應建置有效的舉報管道或委由外部獨立單位協助受理舉報,讓內部員工及未被公平對待的供應商有申訴機會,有效遏止採購舞弊。

看到華碩等不怕家醜外揚聲譽受損,仍勇於揭弊,應予高度肯定;同時可以殺雞警猴,宣誓打擊不法、堅守誠信經營的決心。同時各大企業哀矜勿喜,要認真評估是否可能存在類似舞弊。鑑請上市櫃公司審計委員會及董事會,應督導公司落實誠信經營守則及相關準則,強化採購內部控制,並健全吹哨機制,讓除弊無死角。

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