運用系統思考找出路

面對新冠肺炎疫情的衝擊,政府該如何有效紓困?個人和企業該如何自求多福?圖/PhotoAc

文/洪瑞浩 郁傑營創顧問公司資深顧問

新冠肺炎疫情蔓延,國內外民眾的生活大受影響,有些企業被迫停業或關門,各國政府的紓困措施一波波的推出。面對疫情的衝擊,個人和企業如何自求多福?政府如何有效紓困?以下將嘗試運用系統思考的理論與實務觀點,來探討在疫情中,個人、企業可以考慮的自救方法,對政府的防疫與振興措施也提出一些看法供參考。

我們所處的環境有許許多多的大小系統,系統持續受外界影響,系統和系統間相互連結,系統要素間交互作用,連串變化反應後將趨向動態平衡,之後再變動,循環不已(例如人體的免疫系統、目前酷暑下的室內溫度調節系統、企業的庫存管理系統、大自然的生態系統等)。

任何系統都包括要素,連結和功能三要件,具有反饋迴路、適應性、動態性、目的性,層次性、時間延遲等特性。一般的系統具備三大特色,包括適應力(在多變的環境中保持自我存在和運作的能力)、自我組織(因應變化使自身結構自簡單變成複雜和多樣化的特性)、以及層次性(形成系統和子系統間的包含和連結關係)。由於這些特性,當我們想要增強或調節系統使之長期保持有效運作的能力時,就需要從系統觀點和特性著手才能收效。

試舉口罩為例:當系統中的個人搶購屯積口罩時,雖然符合個人利益,但卻犧牲了團隊系統的整體目標,很快就會造成醫療系統中大多數需要的人都無口罩可用的悲劇。此時政府強制徵收並分配口罩就成了有效的調整手段。然而,如果當權者持續的對資源進行中央控制(例如,極權國家的計劃經濟對企業與人民的經濟行為嚴格規範),反而就會導致系統僵化、創造力衰竭的困境。

運用系統思考來解決問題的精彩之處在於:徒有知識並不保證真的可以成功改變狀況、懂得愈多可能產生更多疑問、以及系統的不確定性,本質上是不可預測和難以控制的。因此,面對複雜的系統,我們不能妄想完全控制,而是需要學習:

深入了解系統的真實運作狀況,再考慮如何管制干預,並針對系統環境的變化來及時靈活調整:例如新冠疫情導致餐廳乏人問津,但真正影響生意的原因是人們避免近距離接觸,降價促銷無濟於事。倘若餐館能改成盒餐或食材宅配外送,消除感染風險,人們對美食的需求其實並未減少。

保持客觀和靈活性,廣泛蒐集資訊和意見,用證據檢驗系統模型的正確性來決策:舉例來說,因疫情而無法進行實體教學或會議的學校或企業機構,在考慮採用遠距直播系統時,個別學校或企業應該仔細評估自身需求、預算和資安需求,測試各種可能視訊軟體(例如Skype、 Line、 Messenger、 FaceTime、 Google Handouts、Zoom等),然後客觀公正的選擇最合適的系統。

重視系統的調節迴路功能,伺機採用順其自然的槓桿,促進系統的自我糾正能力並自行承擔責任:例如疫情期間,個人更需要藉由適當的運動、營養、休息和預防醫學來提升免疫力;社會更須尊重並保持媒體的言論自由和資訊的透明公開,才能監督政府施政,發揮政策效果;政府應及時透過免稅、減稅、提供個人或企業低利紓困貸款或補助,但同時應鼓勵個人儲蓄和強化企業的現金流量管理能力,避免長期依賴紓困,喪失個體反彈能力。

關心品質、設計包括反饋功能的管理監控措施、順勢而為並持續學習成長:不論經營企業或施政,除了須關注可量化的指標(例如獲利率、失業率等),還需要在系統模型中納入不容易衡量的變數(例如員工的成就感、人民的安全感),並且時時依據系統狀態的變動和反饋,學習彈性調整。

例如疫情期間多數社交活動暫停、年輕人失業,許多人無薪休假、出現焦慮憂鬱的狀況,企業經營績效下滑;這時候政府除了想方設法順勢及時提出紓困措施來創造就業機會、協助解決弱勢族群的生活和受害企業的週轉困難,如何傾聽民意回饋、及時激勵人心、適量增加長照機構的照顧頻率和品質以維持長者的身心健康,如何深入了解受害企業的真實需求,提供必要的關鍵援助來振興經濟、維持穩定就業並蓄積復甦實力,都是對領導人可否及時振衰起蔽、穩定民生的嚴厲考驗。

系統思考提醒我們,不論個人、企業或政府,面對問題時,需要設法了解系統,找出可改善的槓桿點施力,並且要往正確的方向推動。已故的美國知名系統思考教授唐內拉.梅多斯(Donella H. Meadows)建議應該優先考慮的有效系統槓桿點包括:

改變典範、從典範層次干預或推動變革:譬如在疫情蔓延時刻,人們擁抱親密互動的人際典範已經不合時宜,領導者可否及時推動戴口罩和保持社交距離的新典範,將是強化防疫果效的最有力槓桿。

檢討系統目標、明確設定並堅持新的目標,進行必要的系統變革:企業紓困就是要及時強化巿場體系的調節迴路,藉由補助、貸款、減稅等手段強化個人與企業的生存競爭能力。此時維持巿場運作機能和穩定就業就成了主要的施政目標,政府必須竭力提供及時有效且足夠的振興措施,來挽救受災民眾與企業。

尊重系統自我組織的能力,積極鼓勵社會多樣性以提升系統活力:例如倡導戶外休閒活動來維持民眾身心健康;提供旅遊業者轉型輔導;運用市場競爭和獎勵法來激發企業持續創新和學習以蓄積競爭力。

重塑系統規則,調整激勵、懲罰和限制條件:例如疫情期間重金獎勵疫苗、快篩試劑與防疫物資之開發與生產;加發醫護人員獎金;徵收抗疫物資並限制防疫用品的買賣等。

強化資訊流通、正確教育大眾:藉由提供正確、充足及時的疫情資訊與反饋,提醒人們正確防疫、保護自己和別人。

調整時間延遲的長短或減緩變化速度:例如放慢商務經濟活動步調,來減緩疫情感染擴散的速率;超前生產醫療用品並及早儲備;迅速發放現金或薪資補貼以減少延遲時間等。

修正系統存量與流量結構來減緩變化:例如推動快篩、增加篩檢量、縮短隔離期間等都可消除系統瓶頸、改變疫情擴散規模。

適當調整緩衝器的大小:例如限制出入境、限制大型群聚活動,增加醫療資源與病床數都可降低疫情震盪,使系統趨於穩定。

總結而言,系統思考是協助個人、企業與政府解決疫情問題,尋找出路的優良決策工具。然而由於我們所認知的任何事物都只是模型,和真實世界有所出入,因此我們必須學習不只看短期事件,更要觀察系統的歷史狀況和長期行為趨勢,考慮各種限制性因素,非線性關係和時間延遲,以及適當的界定邊界,避免只依據狹隘的少數人利益和有限資訊來匆促決策。決策者應該努力提升對系統複雜性的理解、傾聽並尊重回饋意見,還要避免因短視而設定不恰當的系統目標或指標,誤判系統,錯誤設計或採行緩不濟急、有反作用、甚至會侵蝕原本系統調適能力的不正確干預。

放眼世界,如美國、英國等諸多國家,於這段期間對新冠肺炎疫情發展的錯誤決策,導致疫情蔓延失控,領導人責無旁貸,足堪借鏡。

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