掌握視訊會議的美學及技巧 發揮影響力

掌握視訊會議的美學及技巧,除了容易被看見,領導者更可以發揮影響力。圖/本報資料照片

文/張皇珍 商業發展研究院副院長

WFH(Work From Home)已成為普及化的工作方式,尤其疫情進入第三級警戒管制之後,居家工作比例大為提升。以本院為例,基於保護同仁健康安全並配合政府不出門的政策,自5月中旬起要求各單位盡量提高居家工作比例,許多單位居家比例達90%以上,為確保工作效能及溝通無礙,每天數場遠距視訊會議也成常態。

很多人認為視訊會議不就是開會嗎?殊不知視訊會議必須注意的眉眉角角更多,因此常見鏡頭出現令人莞爾的畫面,也因此可能破壞原來既有的形象,甚至掉了幾乎到手的訂單。其實只要掌握視訊會議的美學及技巧,除了容易被看見,領導者更可以發揮影響力。

以下整理參加視訊會議應注意的美學及技巧重點,提供大家參考。

一、形象到位

1、視訊鏡頭有強化效果,視訊會議時之穿著造型準備必須比真實會議更花心思,穿著可以比照正式會議或輕鬆一些,如男士著襯衫、不打領帶;女性必須稍加強妝感,至少口紅不能少,搭配色彩鮮明、俐落的服裝及整齊的髮型。當然,可隨著會議性質來調整造型。

2、如果經常開會,特別在公司,鏡頭背景可以自行設計營造,代表公司或個人形象;否則視訊軟體大多提供多樣可選擇。依鏡頭背景,確定最適合之造型及妝感。

3、開會前,建議檢視一下效果並進行調整,確保造型穿著與環境是否得體,以及聲音和影像的呈現之最佳位置,這樣才能為會議的表現加分。

二、畫面呈現

1、坐姿:不發言時,鏡頭呈現可以從頭頂至胸口,坐的位置,以距離桌邊約2個拳頭寬度,也就是20公分左右較適合,雙手手肘可以輕放在桌上,坐姿應挺胸,才有精神。發言時,身體微向前傾,放大臉部面積,增加存在感,但是必須注意臉部與鏡頭的角度,也就是比例問題,才不會有以鼻孔說話的笑話出現。

2、注視:眼睛應該看哪裡?發言時,應看鏡頭或鏡頭下緣2-5公分處,如同談話時,我們應注視對方的眼睛一樣 ,對方才能感受到我們對他的尊重,也可適時加上手勢,比較自然。不發言時,則看發言者,才能從對方的眼神及肢體語言清楚了解他想完整表達的意思:如果對方有徵詢意見,可以點頭或搖頭,並加上手勢,才有互動感。剛開始時,大多不習慣,必須自我提醒,反覆練習。當然,微笑是最好的溝通語言,必須有歡喜心,即便戴口罩,對方也可以從你的眼神感受到親切感。

3、專注:視訊會議更要專心,因為所有人的臉都在同一個螢幕,比實體會議更凸顯與會者的神情,任何一位做其他事或不專心,大家都看得到。

三、精準效率

1.準備:如同實體會議,必須安排開會時間、議程、討論的主題及前次會議結論及該次會議資料、並提前通知與會者,讓大家都可以先準備,不用浪費時間在會議中思考。與會者也應事先準備,如研讀會議資料、發言重點;會議主持人應事先準備相關資料及會議程序之引導,如果會中有要發布執行之事項或計畫,必須事先擬定文稿。

2、時間:視訊會議其實更加辛苦,所以應更有效率,會議時間最好在1小時內結束,如果必須長時間討論,最好每40-50分鐘休息5-10分鐘。

3.、發言:發言時,講話的速度要放慢,在重點處可以加強語氣,不要有太多的修飾性文字。應用眼神、表情、手勢及聲調等來充分表達自己的意思,也幫助對方了解重點。

把握三點原則:根據研究,一般聽者只記得3點,第4點之後,印象就模糊;因此每次發言之表達都應該符合三點原則,比方「一、二、三; 去年、今年、明年;創新、亮點、特色」,才容易被記得、有效率進行討論。

>>訂閱名家評論周報,關心全球財經大小事

延伸閱讀