後疫情時代 遠距的勞雇關係

因應新冠肺炎的疫情,過去只有在科技業盛行的電傳勞動(又稱遠距勞動),已經擴及到各個行業中。圖/美聯社

文/沈怡伶 資訊工業策進會科技法律研究所、律師

因應新冠肺炎的疫情,過去只有在科技業盛行的電傳勞動(又稱遠距勞動),已經擴及到各個行業中。雖然遠距工作模式在科技的配合下基本上不成問題,但員工跟老闆都還是需要想辦法適應工作型態上的變化,以及對雇主來說更要緊的,是如何符合勞動基準法(勞基法)所要求的雇主責任,像是要如何紀錄和保存工時、善盡對員工的保護責任以及有效的管理員工的工作表現呢?

在工時記錄部分,因為遠距勞動的彈性高,勞雇雙方應該先行約定上下班時間避免爭議,而實際出勤情形及確切休息時間,員工需要自行記載(如工作日誌等)並回報給雇主。因為疫情才開始實施遠距勞動的雇主,建議統一發個信或用工作規則,公告上下班時間和加班計算方式,並利用線上出缺勤登錄系統等,減少工時計算跟記錄的麻煩。

至於如何落實勞基法規定雇主應備有勞工出勤記錄(出勤情形以分鐘為單位)且必須保存五年的規定?出勤證明其實很彈性,包括事業單位之簽到簿、出勤卡、行車記錄器、GPS 記錄器、電話、手機打卡、網路回報、客戶簽單、通訊軟體或其他可供稽核出勤記錄之工具都算數,只要在勞動檢查時能提出證明即可。

其次是有關雇主對員工的保護,包括職業災害的避免跟確保職業安全衛生。但在疫情下,在哪裡上班可不是雇主有辦法掌握的,既然對於工作場所沒有支配管理的能力,雇主對員工的照護責任其實降低不少,只需要提供資訊或線上教育訓練,提醒員工注意安全即可。傳統上在認定職業災害是否成立,須視勞工是否在雇主所指定的工作場所,或是於上下班途中、執行職務而遭遇意外傷害、罹患職業病、殘廢或死亡,且該傷亡必須與執行職務間具有「因果關係」。

目前依法難以對私人處所或是員工選擇工作的咖啡廳進行勞動檢查,也無從進行安全評估,故如果員工發生意外受傷,並不太容易證明屬於職業災害。此外,還要注意遠距工作期間因人際疏離所引發的精神官能症,雇主可能要想個法子,降低員工的「孤獨感」。

最後是關於有效管理遠距工作員工的問題,雇主最直覺式的作法是監看電子郵件和用電腦的錄像鏡頭作監督。司法實務上認為,如果雇主已取得勞工簽署的同意書、或勞動契約或工作規則中有寫明,原則上監看電子郵件非屬侵害隱私權;但仍要考量「維護企業利益之目的」及「比例原則」兩要件。

另外,雇主是否可以用電腦錄像鏡頭來全程監督員工呢?法院提出了目的必要性、方法妥當性及比例原則3項判斷標準:「雇主在工作場所裝設監視錄影機監督勞工之工作狀況,必須符合下列原則:1、目的之必要性─基於合法之業務目的;2、方法之妥當性─讓接觸、使用及揭露資訊限制在足以達成目標之目的範圍內;3、利益之比較衡量─使用最小之侵害手段達成業務上目標」。

簡單來說,員工如果在家裡工作,是「不太適合」要求用鏡頭監視的,而且密集的監控也可能造成不必要的高度精神壓力,有違雇主負有預防勞工遭受身體或精神不法侵害之義務。對雙方來說,可行性的替代方案建議是給予可預期性的互動與溝通,包括要求每日填寫工作進度表、固定視訊會議進行業務報告、員工分組互相敦促工作進度、一對一私訊談話等。

企業為了防疫開始大量採行遠距的模式,不管是老闆還是員工,都需要進行調適,數位轉型不只是包括了重新定義商業模式、營運流程和用科技工具提升生產力,還需改變對員工的管理思維,企業主需要重新檢視內部的管理政策與法令配合的狀況。

首先應修訂內部工作規則與勞動契約,符合遠距工作的工時計算與績效管理的實際需求;同時利用線上出差勤系統快速整理並保存出勤記錄,再以共用文件讓員工主動記錄每日工作表現,使個人保持自律;最後是提供不熟悉科技使用的員工相關的教育訓練、並透過線上通訊軟體來定期關心在家上班的員工,保持溝通管道的順暢以及歸屬感,方能有效縮短企業數位轉型的陣痛期。

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