你想成為賈伯斯?還是變成賈不妙!

圖/美聯社
圖/美聯社

許多的工作都有對外簡報的機會,但卻有很多「簡報」一點都不簡單,反而趨近「繁報」的境界。

所謂簡報簡報,也就是用簡單、明瞭的方式向目標對象報告重點;然而我們卻常常看到企業的簡報是整篇密密麻麻的文字,搞得跟Word一樣,根本不是Power Point了,如此一來不僅聽的人會覺得枯燥乏味,也無法達到有效溝通的目的。

簡單、聚焦、講重點

試想一個情境,在一張A4紙上,你看到一張視覺感很搶眼的圖或是幾行標題式的文字,你會印象深刻,還是你要看到A4紙上寫滿了密密麻麻的文字,你對內容的印象會比較深刻;我想大多數人會選擇一張視覺感很搶眼的圖或是幾行標題式的文字吧。

其實Word跟Power Point單從英文字面翻譯就已經很清楚明瞭的區分出兩者差異;所謂Word顧名思義就是用許多文字堆砌而成的內容,而Power Point則是有力量的指出重點,也就是聚焦的概念。

然而有蠻多人在製作Power Point的時候,往往怕人家不明白其中的內涵,因此在每一頁投影片中都放了許多文字,希望加以說明同時作為對自己的提醒,甚至於在簡報時幾近於照念的地步;這樣的內容聽起來不但無趣,到最後現場可能還會睡成一片或是開始滑手機。

那要怎樣才能夠做出好簡報呢?首先你要思考的是,你要對誰講簡報?而這群人又關心什麼?我們可以用怎樣的方式來呈現,吸引他們的目光。製作簡報首重就是視覺乾淨,也就是所謂的簡單;然而在簡單的狀況下,要如何讓對方能真正明瞭你想要表達的重點,其實它是有技巧的。

首先,我們可以先將想表達的重點寫成大綱,在寫完大綱後再把每一個大章節、小章節的內容「有邏輯性的重點式填入」。而重點式填入往往也是簡報製作者最痛苦的地方,因為,到底什麼是重點?如果想要闡述的東西太多,那就會變成太多重點反而沒重點。所以,要讓大家印象深刻的技巧就是把每一頁投影片中你想表達的內容用一張視覺強烈的圖或是幾行文字表達;若要用文字表達,字級大約要20~30級,頂多5~7行條列式的文字,才會比較合適。

顏色、說明是關鍵

在投影片當中除了可以運用視覺強烈的圖、提示性的文字之外,表格也很重要。我們在提供簡報資訊時,如果有用到圖表,那麼圖表上橫向、縱向分別代表什麼意義、單位,都要具體的標示,否則人家不曉得你圖表上面的數字代表什麼,就很容易出現一張表格各自解讀的狀態。

另外在配色上,色彩也不要過度多元,一張投影片上除了照片以外,最多不要超過三種色系是較為恰當的,因為一旦超過了三種以上的色系,就容易造成視覺混淆,不但無法抓住重點,看久了眼睛也容易疲勞,進而分心。

總結上述,做一個好的投影片要掌握以下幾個關鍵:「字大且少」、「排版整齊」、「黑底白字、淺底黑字」、「標示單位」、「圖表重於文」。而在簡報時,簡報者也最好可以運用簡報筆自行操控螢幕,這樣不僅能夠讓簡報更加順暢,也可以顯現你的專業感。千萬不要一味的依賴別人幫你操作電腦;否則,整場簡報下來,大家可能對於內容還沒太多印象,反而是腦海中持續迴盪「下一頁」的提醒說明聲,久久無法忘記。

最後,貼心提醒,如果你的簡報內容是對一般大眾分享,並非只有專業人士聆聽時,也建議適度的用白話說明專業的部分。讓人家聽得懂,是有其必要性的;千萬不要覺得把專業的東西講成白話很不專業,讓聽的人搞懂、有興趣才是做好有效溝通的關鍵。

很多人都想像賈伯斯一樣意氣風發的上台簡報,但若是你沒有掌握簡報關鍵技巧,很容易就會當不成賈伯斯,反而成為賈不妙,把原本應該要精采、有價值的內容都給搞砸了。

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