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舉報機制無配套措施 小心量能不足

文/邱立成、陳怡潔 德勤財務顧問公司副總經理、協理

近期社群上討論全台確診量能何時觸頂?這不僅涉及採檢的量能,也需要考慮確診後醫療應變的量能。就在這疫情緊張時刻,先前所內提供鑑識調查服務客戶的稽核人員,也莫名的搭上這波熱潮忙到焦頭爛額。原來是客戶針對一起長達五年的員工挪用資產案件祭出正式的懲處,這對於客戶來說是一個重大處理方式的改變,因為客戶原本的企業文化是將員工視為家人,家人一來不會有錯,二來有錯也是自家人關起門來軟性勸說。同仁瞭解這文化後,對於一些事情要嘛睜隻眼閉隻眼,要嘛就是良禽擇木而棲掛冠求去,久而久之大家都不再舉紅旗發言了。

顯然公司的企業文化也如同防疫政策一樣作了滾動式的調整,在前述舞弊事件的調查告一段落舞弊者遭公司開除後,員工似乎又活絡了起來,於是公司接到的舉報數量成倍數成長,客戶的稽核部門如同現今各大醫院診所一樣也開始面臨量能不足的風險。

根據美國舞弊稽核師協會2022年所發布的全球舞弊調查報告,有42%的舞弊事件是經由舉報所發現。許多企業也瞭解舉報機制的重要性且建置了舉報機制。然而,依據勤業眾信的經驗發現,有不少的企業認為所謂的舉報機制就是設置一個舉報專線或電子信箱,或是有一個舉報的網頁而已。

試想,僅只有設置舉報的管道沒有後續案件的因應程序,小量的舉報案件尚可勉強因應,若是遇到如同疫情大爆發般的舉報量,也難怪要喊吃不消了。

事實上,一個好的舉報機制就如同一個好的防疫政策一樣,要包含良好的配套措施,在防疫逐漸鬆綁的同時,快篩試劑、核酸檢測、確診通報程序等都已備妥才不會亂了套。當這些配套都有了,不管遇到什麼狀況企業都能夠處之泰然。

勤業眾信建議可以思考下列四大方向:第一,建立或指派專責處理舉報的單位。第二,建立舉報風險資料庫。依據勤業眾信的經驗,企業過去曾發生的舞弊事件,或是以往案件的調查資訊,都有助於舉報資訊的釐清以及後續的調查,企業可以建立一個舉報風險資料庫用來收集相關資訊,若是企業內部已經有建置風險資料庫也可以加以整合。

第三,建立一套舉報消息篩檢與分級的方法。就像快篩與核酸檢測一樣,企業應有一套流程協助公司針對舉報消息進行快速評估,再搭配急診檢傷分級制度進行案件分級,這樣可以協助企業急事急辦、緩事緩辦,避免一股腦全部投入調查造成量能不足。在評估方面,企業可以依據舉報的來源、舉報的內容等進行可能性評估,並與舉報風險資料庫進行比對,針對曾經發生的舉報給予較高的分數,然後再依分數進行分級作不同的處理。

第四,訂定調查作業的執行程序。舉報機制要能夠發揮作用,除了有組織程序外,別忘了要適時的對員工進行教育訓練。就如同新冠疫苗一樣,適時接種才能提升保護力。另外,面對外在環境的改變也要滾動式的調整相關機制,才能應付各種狀況游刃有餘。

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